Virtuele receptioniste voor je bedrijfsnummer
Een virtuele receptioniste neemt het nummer van je bedrijf aan zonder dat er iemand achter een balie zit. Ze meldt zich met jouw bedrijfsnaam, vraagt wie of wat de beller zoekt, verbindt door naar de juiste collega en zet afspraken in de agenda — vanaf € 49,00 per maand, met de gesprekken erbij in.
Het probleem dat het oplost is zelden dat er niemand is. Het is dat degene die opneemt net iemand anders helpt, of tussen de middag weg is, of dat het na vijven is. Een bedrijfsnummer dat overgaat en waar niemand opneemt, doet meer schade dan een keuzemenu — dan denkt een beller dat er niemand meer werkt.
Wat er wél en niet van een receptie overgenomen wordt
Opnemen binnen een paar keer overgaan, elke keer
Geen wachtrij en geen ingesprektoon, ook niet als er drie mensen tegelijk bellen.
Vragen naar wie of wat iemand zoekt
Je stelt zelf in welke vragen erbij horen, en die worden elke keer gesteld.
Doorverbinden naar de juiste collega
Naar een naam, een afdeling of een mobiel nummer. Neemt niemand op, dan valt het gesprek terug in plaats van dood.
Een afspraak in de agenda zetten
Met een gekoppelde agenda: vrije momenten aanbieden en de afspraak erin zetten.
Zeggen dat het kantoor dicht is, en wanneer weer open
Met je openingstijden en je gesloten dagen erin, inclusief feestdagen en vakanties.
Bezoek ontvangen, post aannemen, koffie
Dit is precies waar een virtuele receptie ophoudt. Heb je een balie met mensen die langskomen, dan vervangt dit die balie niet.
Altijd meteen opnemen, of pas als het intern niet lukt
Noor is je receptie. Altijd bemand, ook tussen de middag en na vijven. Elke beller krijgt eerst Noor. Zij vraagt uit waar het over gaat, plant in wat kan, en verbindt door wanneer het moet. Niemand hoort meer een keuzemenu of een lege lijn.
Wil je het liever andersom — jullie nemen zelf op en de virtuele receptie vangt alleen op wat blijft overgaan — dan kan dat ook. Dat is dezelfde dienst met een andere instelling, en je zet het om wanneer je wilt. Je houdt in beide gevallen je eigen bedrijfsnummer.
Beter dan een keuzemenu, om één reden
Een keuzemenu stuurt door op basis van wat de beller kiest, en dat is vaak verkeerd: mensen drukken op een nummer omdat het het dichtst in de buurt komt. Belangrijker nog: kiest iemand een toestel waar niemand opneemt, dan loopt het gesprek dood. Niemand weet dat er gebeld is.
Bij een virtuele receptioniste wordt eerst uitgevraagd wat iemand nodig heeft en pas daarna doorverbonden. Neemt die collega niet op, dan valt het gesprek terug en wordt er alsnog een bericht gemaakt. Er gaat niets verloren omdat er op het verkeerde nummer is gedrukt.
Verder lezen
- Telefoniste inhuren — als je overweegt er iemand voor aan te nemen, met de loonkosten erbij.
- Antwoordservice — wat die kost en waar je op let.
- Per vak — wat er in jouw branche binnenkomt.
En bel gerust 020 214 08 08 om te horen hoe het klinkt aan de andere kant.