Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Bel Noor (hierna: "wij", "ons") is een handelsnaam gevestigd in Nederland en bereikbaar via info@belnoor.nl. Wij leveren een AI-gedreven telefonische assistent ("Noor") die namens onze zakelijke klanten gesprekken aanneemt, afspraken inplant en samenvattingen verstuurt.

Voor de gesprekken die Noor voert namens jouw bedrijf ben jij (de klant) de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Voor je account, facturatie en marketingcommunicatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens wij verwerken

Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK, factuuradres.
Configuratiegegevens: openingstijden, instructies voor Noor, kennisbank-inhoud, en de namen en telefoonnummers van vaste contacten die je zelf invoert.
Gespreksdata: opnames, transcripten, gespreksduur, beller-ID en metadata van inkomende oproepen.
Integratiedata: OAuth-tokens en agendagegevens (alleen wanneer je een agenda koppelt).
Aanvraaggegevens: vraag je een demogesprek aan of laat je je door Noor terugbellen, dan bewaren wij je naam, telefoonnummer en het moment van de aanvraag, plus het gesprek dat daaruit volgt.
Gebruiks- en logdata: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, foutmeldingen.
Betaalgegevens: verwerkt door onze betaalprovider; wij ontvangen alleen status en laatste 4 cijfers.

3. Doelen en grondslagen

Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — leveren van de dienst, factureren, support.
Wettelijke verplichting (sub c) — fiscale bewaarplicht, fraudepreventie.
Gerechtvaardigd belang (sub f) — beveiliging, productverbetering, beperkt direct contact met klanten, en het opvolgen van een demo-aanvraag of terugbelverzoek dat je zelf hebt gedaan.
Toestemming (sub a) — marketing-e-mails, optionele cookies, kalenderkoppeling.

4. Subverwerkers

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde verwerkers met verwerkersovereenkomsten en (waar nodig) standaardcontractbepalingen:

Onze hosting- en databaseleverancier — hosting, database, serverfuncties en authenticatie (EU).
Onze leverancier van spraaktechnologie en realtime gespreks-AI — spraakherkenning, spraaksynthese en het voeren van het gesprek (EU/VS, standaardcontractbepalingen van toepassing).
Onze e-mailleverancier — verzending van de samenvattings- en afspraakbevestigingsmail (EU-regio).
Onze telefonieleverancier — routering van inkomende en uitgaande oproepen (EU).
Google — alléén indien je zelf een Google Agenda koppelt; zie sectie 5.
Microsoft — alléén indien je zelf een Outlook/Microsoft 365-agenda koppelt.

De actuele lijst met subverwerkers, inclusief hun namen, vestigingsland en verwerkingsdoel, is op verzoek beschikbaar via info@belnoor.nl en maakt onderdeel uit van de verwerkersovereenkomst. Wij informeren klanten vooraf over wijzigingen in deze lijst.

Wij hebben op dit moment geen betaalprovider in gebruik; abonnementen worden handmatig gefactureerd. Zodra wij een betaalprovider inzetten, vermelden wij die categorie hier vooraf.

5. Google-gebruikersdata (Google API Services)

Koppel je een Google Agenda, dan vraagt Bel Noor via het Google-toestemmingsscherm toegang tot je agenda (scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) plus je naam en e-mailadres (openid, email, profile) om te tonen welk account gekoppeld is. Wij gebruiken die toegang uitsluitend voor twee zichtbare functies in het product: (1) vrij/bezet-momenten uitlezen zodat Noor alleen beschikbare tijden aanbiedt, en (2) een afspraak aanmaken, verzetten of annuleren in de agenda die jij selecteert.

Wij bewaren de OAuth-tokens versleuteld, plus het gekozen agenda-ID en de afspraken die Noor zelf heeft aangemaakt.
Wij maken geen permanente kopie van je volledige agenda en gebruiken agendagegevens niet voor advertenties, profilering of doorverkoop.
Wij gebruiken Google-gebruikersdata niet om AI- of machine-learningmodellen te trainen.
Geen mens bij Bel Noor leest je agendagegevens, behalve met jouw expliciete toestemming (bijvoorbeeld bij support), voor beveiliging, of wanneer de wet dat verplicht.
Je kunt de koppeling op elk moment verbreken via Instellingen → Koppelingen of via myaccount.google.com/permissions. Bij verbreken verwijderen wij de tokens direct.

Met wie wij Google-gebruikersdata delen

Wij delen Google-gebruikersdata uitsluitend met de volgende drie verwerkers, en alleen voor zover nodig om de hierboven genoemde functies te leveren:

Onze hosting- en databaseleverancier — hosting, database en serverfuncties, regio EU. Hier draait onze applicatie en worden je OAuth-tokens versleuteld opgeslagen, samen met het door jou gekozen agenda-ID en de afspraken die Noor zelf heeft aangemaakt (datum, tijd, onderwerp en contactgegevens van de beller).
Onze leverancier van spraaktechnologie en realtime gespreks-AI — regio EU/VS (standaardcontractbepalingen). Tijdens een actief telefoongesprek ontvangt deze leverancier de beschikbare tijdvakken uit je agenda (vrij/bezet-momenten, zonder de inhoud van bestaande afspraken) en de gegevens van de zojuist gemaakte, verzette of geannuleerde afspraak. Dit is nodig zodat Noor die tijden hardop aan de beller kan noemen en de afspraak kan bevestigen.
Onze e-mailleverancier — e-mailverzending, regio EU. De gegevens van de gemaakte afspraak (datum, tijd, onderwerp, locatie en contactgegevens) staan in de bevestigings- en samenvattingsmail die na het gesprek naar jou en eventueel naar de beller wordt verstuurd.

Wij noemen deze partijen hier op functie en regio. De namen van de betrokken leveranciers zijn op verzoek beschikbaar via info@belnoor.nl en staan in de verwerkersovereenkomst.

Verder delen wij Google-gebruikersdata met niemand. Wij verkopen deze gegevens niet en geven ze niet door aan adverteerders, advertentienetwerken, databrokers, informatiemakelaars of aan partijen die er AI- of machine-learningmodellen mee trainen. Wij gebruiken Google-gebruikersdata ook zelf niet voor advertenties, profilering of modeltraining. Openbaarmaking aan andere partijen gebeurt alleen als de wet ons daartoe verplicht, of met jouw expliciete voorafgaande toestemming.

Google-gebruikersdata en AI-modellen

De inhoud van je agenda gaat nooit naar een taalmodel. Wanneer Noor tijdens een gesprek kijkt of er ruimte is, leest onze server je agenda uit en rekent daar zelf vrije tijdvakken uit. Alleen die vrije tijdvakken — een begintijd en een omschrijving als “dinsdag om 10.00 uur” — worden aan het taalmodel doorgegeven. Titels, deelnemers, omschrijvingen, locaties en de gegevens van je bestaande afspraken worden daarbij niet meegestuurd: het model krijgt te zien wanneer je vrij bent, niet waar je bezette tijd mee gevuld is.

De enige plek waar de titels van je afspraken wél worden opgehaald, is je eigen agendaoverzicht in de portal. Die gegevens gaan rechtstreeks naar jouw scherm en komen niet in een gesprek, een prompt, een transcript of een model terecht.

Naast de spraakassistent gebruiken wij taalmodellen voor twee dingen die niets met je agenda te maken hebben: het samenvatten van openbare informatie van een bedrijfswebsite tijdens de onboarding, en een gesproken dagoverzicht. Dat dagoverzicht krijgt uitsluitend aantallen mee — hoeveel gesprekken, hoeveel terugbelnotities, hoeveel afspraken — en geen enkele regel uit je agenda.

Wij bewaren geen Google-gebruikersdata om AI- of machine-learningmodellen — die van onszelf noch algemene modellen — te ontwikkelen, te verbeteren of te trainen. Wij maken ook geen kopie van je agenda. Wat wij wél bewaren, blijft beperkt tot: (1) de versleutelde OAuth-tokens, (2) het door jou gekozen agenda-ID, en (3) de identificatie en metadata van de afspraken die Noor zelf heeft aangemaakt (afspraak-ID, datum, tijd, onderwerp, locatie en de contactgegevens die de beller heeft opgegeven), zodat die afspraken later verzet of geannuleerd kunnen worden. Van een gesprek bewaren wij daarnaast het transcript en de samenvatting; als daarin een afspraaktijd is uitgesproken, staat die daar dus in. Transcripten worden standaard na 90 dagen automatisch verwijderd (zie sectie 6) en worden niet gebruikt voor modeltraining.

Limited Use: The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Bewaartermijnen

Gespreksopnames en transcripten: standaard 90 dagen, daarna geautomatiseerd verwijderd (instelbaar per klant).
Accountgegevens: zolang je een actief abonnement hebt + 12 maanden.
Factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Logdata: maximaal 12 maanden.

7. Beveiliging

Encryptie in transit (TLS 1.2+) en at rest, rolgebaseerde toegang, multi-tenant scheiding via row-level security, audit-logging, en periodieke security-reviews. Datacenters binnen de EU waar mogelijk.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur een verzoek naar info@belnoor.nl; we reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Gesprekken met Noor

Bellers worden aan het begin van het gesprek geïnformeerd dat zij met een AI-assistent spreken en dat het gesprek wordt opgenomen. Verwerking van die opnames gebeurt onder jouw verantwoordelijkheid als onze klant; wij stellen de tools beschikbaar.

10. Cookies

Wij gebruiken functionele cookies om je sessie te onthouden en geanonimiseerde analytische cookies om de website te verbeteren. Tracking voor marketing alleen na expliciete toestemming.

11. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. Materiële wijzigingen melden we per e-mail of in het portaal minimaal 30 dagen vooraf.

12. Contact

Bel Noor · info@belnoor.nl
Zie ook onze Algemene Voorwaarden.